Сборник памяток. Памятки по трудовым правам и обязанностям работника и работодателя, разъясняющие требования трудового законодательства Российской Федерации: для работодателя (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", апрель 2021 г.)
Возмещение работодателем расходов работника

Работодатель обязан возмещать работнику некоторые виды расходов, понесённых работником в связи с выполнением поручений работодателя (или выполнением работником работы).

Важно! Виды расходов, которые работодатель обязан возмещать:
- расходы при направлении работника в служебную командировку (ст. 168 Трудового кодекса РФ);
- расходы, связанные с переездом на работу в другую местность (ст. 169 Трудового кодекса РФ);
- расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ);
- расходы при использовании личного имущества работника (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

1. Возмещение расходов, связанных с направлением работника в служебную командировку

Запрещено направлять в командировку беременных женщин, а также работников в возрасте до 18 лет (ч. 1 ст. 259, ст. 268 ТК РФ) и некоторые другие категории работников.

Важно! При направлении в служебную командировку работодатель сохраняет за работником места работы и средний заработок.
Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой.
Не является командировкой работа, которая в соответствии с условиями трудового договора осуществляется в пути или имеет разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях.

Важно! Виды расходов, подлежащих возмещению:
- расходы по проезду;
Указанные расходы включают в себя оплату проезда транспортом общего пользования; оплату услуг по оформлению проездных документов; оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
Работодатель обязан выплатить работнику суточные за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, все дни, проведенные в пути (с учётом вынужденной остановки), а также период нетрудоспособности.
- иные расходы.
К иным расходам относится оплата услуг связи, получения заграничного паспорта, оформления визы и т.п.

Важно! Работодатель возмещает работнику иные расходы, если они произведены с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Важно! Работодатель обязан ознакомить работника с данным документом под роспись при заключении трудового договора.

2. Возмещение расходов, связанных с переездом работника в другую местность

Важно! Работодатель возмещает работнику расходы, связанные с переездом в другую местность в случае, если переезд производится по предварительной договоренности между работником и работодателем.
Под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. В отношении городов федерального значения и тех субъектов федерации, административными центрами которых они являются, могут действовать иные правила.
Место нахождения работодателя - юридического лица в соответствии с п. 2 ст. 54 ГК РФ определяется местом его государственной регистрации. Адрес его места нахождения фиксируется в учредительных документах, а также в Едином государственном реестре юридических лиц (п. 5 ст. 54 ГК РФ). Возмещению подлежат следующие расходы:
- расходы по переезду работника,
- расходы по переезду членов семьи работника
- расходы по провозу имущества

Важно! работодатель вправе не возмещать расходы не переезду, если им были предоставлены работнику соответствующие средства передвижения.
расходы по обустройству на новом месте жительства.

Важно! Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Возможно определение порядка и размера возмещения расходов соглашением сторон трудового договора.
При переезде в другую местность работника, заключившего трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондов, федеральных государственных учреждений работнику возмещаются расходы в порядке и размере, установленном постановлением Правительства РФ от 11.08.2007 N 514.
Согласно постановления, работник обязан полностью вернуть средства, полученные в связи с переездом на работу в другую местность, если он не явился на работу или отказался приступить к работе без уважительной причины, а также, если он до окончания срока работы, установленного трудовым договором, а при отсутствии определенного срока - до истечения одного года работы уволился по собственному желанию или был уволен за виновные действия, которые в соответствии с законодательством РФ явились основанием прекращения трудового договора.
Работник, который не явился на работу или отказался приступить к работе по уважительной причине, обязан вернуть выплаченные ему средства за вычетом понесенных расходов по его переезду и переезду членов его семьи, а также по провозу имущества.
При переезде в другую местность работника, заключившего трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, государственных учреждений субъектов Российской Федерации, работников органов местного самоуправления и муниципальных учреждений, работнику возмещаются расходы в порядке и размере, установленном нормативным правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации или нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

3. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых носит разъездной характер, экспедиционный характер, протекает в пути или в полевых условиях

Работа в пути или работа, имеющая разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях выполняется работником на постоянной основе по месту своей основной работы на всём протяжении трудового договора с подчинением правилам внутреннего распорядка работодателя, этот договор подписавшего. В этом её отличие от командировки, при которой работник в течение определённого срока разово выполняет свою трудовую функцию вне места своей постоянной работы с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, с которым он в трудовых отношениях не состоит.

Важно! Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать следующие расходы:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы.

Важно! Работодатель возмещает работнику иные расходы, произведенные работником, если они произведены с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором, локальным нормативным актом работодателя, соглашениями, а также трудовым договором.

Важно! Работодатель обязан определить перечень работ, профессий, должностей работников, работа которых носит разъездной характер, протекает в пути, или в полевых условиях, носит экспедиционный характер.
В отсутствие такого перечня трудовые отношения, связанные со служебными перемещениями работников, регулируются законодательством о командировках.

4. Возмещение расходов, связанных с использованием работником личного имущества

Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер компенсации и возмещения определяется соглашением сторон.

Важно! Работодатель обязан возместить расходы только при наличии одновременно следующих условий:
- имущество работника используется с согласия или ведома работодателя,
- имущество работника используется в интересах работодателя.

Важно! Вид имущества, который может использоваться работником при исполнении трудовых обязанностей:
- инструмент,
- личный транспорт,
- оборудование,
- другие технические средства и материалы.
Например, надомнику может быть частично компенсирована оплата коммунальных услуг, а также услуг телефонной связи и т.п.

Важно! Работодатель обязан компенсировать работнику:
- использование личного имущества работника (износ/амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов).
- расходы, связанные с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов).

Важно! Размер возмещения расходов должен быть определен соглашением сторон трудового договора. Обязательна письменная форма соглашения.